Sprøjtehus Teatret / Teatrets referater / Styregruppe referater 2013

Styregruppe referater 2013

 21. 01. 2013
 
Afbud: Poul, fraværende i øvrigt: Henrik, Jesper, Katrine, Inge, Jette.
 
1. Valg af ordstyrer: Niels
 
2. Godkendelse af dagsorden: Godkendt
 
3. Godkendelse af referat fra sidst: Godkendt

4.Økonomi v. Poul . punktet udsat til næste møde.

5.Igangværende produktioner

a. Cassiopeia. Kører efter planen. Mange bolde i luften, men alt ok.

b. Evert Taube. Godt på vej. Premiere d. 8. Feb. Anne tager sig af styregruppens opgave i ft. Instruktør/producent i den forbindelse

c. Klods Hans (revideret budget gennemgås) Henrik ikke tilstede. Udsættes til næste møde

6.Referat fra DATS-fællesmøde for amatørscener i GBS (Anne/Henrik) Anne fortalte. Se vedhæftede referat fra mødet

7.Arkiv/hjemmeside. Der kommer nyt ind vedr. Evert Taube og Cassiopeia snarest. –Anne spørger Anlo og Katrine Thelle om de vil lave en midlertidig hjemmeside for Cassiopeia forestillingen, når de kommer hjem. Der vil så blive et link på vores hjemmeside til forestillingen.

8.Marketing. PR-matriale til Cassiopeia bestilles hos Folketidende. Flyers klar til uddeling samtidig med Evert Taube kører.

 9.Huset

1. investering i gulvvinyl . Niels fra Masken er ved at undersøge et nyt firma, der gerne vil ind på markedet. Vi får priser af ham i næste uge. –Anne og Mogens følger op.

2. Spejllamper i garderoberne. –Nogle er pillet fra, da de ikke kunne slukkes. –Andre virker slet ikke og der er overspænding. Systemet skal gennemgås og vi skal finde ud af med pedellen i CultHus om at få det tjekket. Det skal op og virke igen inden 8. Februar.

Thomas gennemgår systemet og skifter pærer. Hvis der er problemer, kontakter Anne Flemming Pedel og finder ud af hvem der har ansvar for reparationen.

 10.Medlemspleje –nyhedsbrev/mail

a.Opsamling nytårskur-hvor mange bliver vi? Ca. 30 er tilmeldt. Musik indslag af fra Evert Taube, Piet Hein, Cassiopeia. Kirsten har bagt kransekage, Jette F. sørger for chips, Poul for champagne- Styregruppen møder ind kl. 18.30 og gør salen klar.

Anne forbereder et par bevingede ord og godt nytår fra styregruppen til intern sprøjtefører og Mogens/Inge til den externe .

b. Samt endelig planlægning af generalforsamling. Udsættes til næste møde.

11.Meddelelser bordet rundt

Mogens trækker sig ift. at overtage revisorposten næste år, når Poul stopper i 2014. Så vi skal ud og kigge os omkring, efter en som kan blive lært op i det næste års tid.

Thomas var til musikskolens møde omkring et tværgående samarbejde med Tyskland. Det handler om en teaterforestilling ”den lille havfrue”, for unge, hvor der skal laves et fællesskab med danske og tyske unge amatørskuespillere. Der er brug for unge, der lærer tysk i skolen. Thomas følger med på sidelinien og videreformidler til Culthus o.a. samt vores medlemmer. Der bliver afholdt en konference for de unge, der deltager i november.

12.Evt.


Referent.

Anne Kristiansen

 
18.02.2013
 

Afbud Anne, Poul, Katrine. Fraværende Jette, Kirsten.

1. Valg af ordstyrer: Niels

2. Godkendelse af dagsorden. Dagsorden godkendt.

3. Godkendelse af referat fra sidst. Referat godkendt

4. Økonomi v. Poul. Punktet udskudt.

5. Igangværende produktioner 

a. Cassiopeia: Der øves for fulde gardiner.

b.  Evert Taube: To forestillinger afviklet, pæne anmeldelser, 2 forestilinger resterer. Pænt billetsalg.

c. KlodsHans (revideret budget gennemgås)
Der øves. Henrik fremlægger revideret budget til næste møde.

6. Indberetning af aktiviteter til DATS
Thellerne udfylder for ”Annie”, Henrik udfylder for ”Lampen”, Piet Hein og Cornelis vurderes af Anne, som også samler oplysningerne sammen.

7. Arkiv/hjemmeside: Ingen bemærkninger

8. Marketing: Ingen bemærkninger

9. Huset
a. investering i gulvvinyl –beslutning om indkøb.
Mogens tager kontakt til leverandøren og finder ud af længder, bredder, priser og optimal udlægning. Eventuelt også opbevaring. På den baggrund træffer vi beslutning på næste møde.
b. Inge deltager på vegne af Sprøjtehuset i forberedende møde 7/3 om kulturnat.

10. Medlemspleje –nyhedsbrev/mail 
a.  endelig planlægning af generalforsamling tirsdag d. 26/2 kl 19. Hvem afholder og skriver årsberetning, hvem tager referat fra generalforsamlingen osv. Kaffe og klargøring osv.

Alle i styregruppen mødes 18.15 og stiller an.
Anne skriver og afvikler årsberetningen
Kirsten og Inge bager kage
Henrik sørger for at der er indkøbt service, kopper og lignende.
Thomas sørger for erindring af styregruppen og reminder til maillisten på hjemmesiden.

11. Meddelelser bordet rundt
Ingen meddelelser

12. Evt.
Ingen eventualiteter.

Referent:

Thomas


d.04.03.2013

Afbud fra Poul.

1. Valg af ordstyrer: Inge 

2. Valg af referent / sekretær 
Thomas påtager sig indtil sommerferien hvervet som referent og sekretær, og så bliver en anden kørt i stilling.

3. Godkendelse af dagsorden
Dagsorden godkendt med de tilføjelser, der fremgår nedenfor

4. Godkendelse af referat fra sidst
Referat godkendt og lagt på hjemmesiden

5. Godkendelse af referat fra generalforsamlingen
Referat godkendt og lagt på hjemmesiden

6. Økonomi v. Poul
Skydes til næste møde

7. Igangværende produktioner
a. Cassiopeia: Rigtig mange ting er på plads. Følger planen og er ved godt mod.

b. KlodsHans: (revideret budget gennemgås)
Henrik udarbejder og mailer revideret budget snarest. 28 børn deltager i forestillingen.

8. Indberetning af aktiviteter til DATS
Vi beder stadig Anne om at samle bidragene fra Inge og Henrik og lave en samlet indberetning for 2012

9. Arkiv/hjemmeside
Thomas forslag om at åbne det lukkede medlemsområde for alle blev godkendt. Det gjorde også forslaget om at tilføje alle kendte mailadresser til mail-robotten på hjemmesiden, så der i en håndevending kan mailes ud til samtlige medlemmer og interesserede (ca 300)

10. Marketing
Ingen bemærkninger

11. Huset
a. investering i gulvvinyl –beslutning om indkøb
Mogens fik grønt lys til at indkøbe op til 7 baner vinyl (14 m), så vi én gang for alle kan dække hele gulvet fra endevæggen til podierne. Det vil beløbe sig til ca 20.000 plus moms og fragt, som alle var enige om var mange penge men noget vi havde råd til og ønskede at prioritere. En løsning til opbevaring af vinylen blev diskuteret. I første omgang satses på ophæng på endevæggen, ellers kan en vogn komme på tale.
b. Færden og brug af toiletter 
Inge havde adskillige morgener iagttaget åbne døre, der burde være låst samt uhumske toiletter. Produktionerne skal stramme op om at rengøre efter sig og Niels vil gå til huset og spørge til, hvem der færdes. Et forslag om videoovervågning blev i første omgang afvist og vil i givet fald kræve aftale med alle brugere.

12. Medlemspleje –nyhedsbrev/mail 
- Papir versus elektronisk nyhedsbrev drøftedes ligesom fordele og ulemper ved planlagte versus adhoc-udsendelser. Gry tilbød at være tovholder på 2 årlige nyhedsbreve. 
- Adhoc-stof til hjemmeside og evt. nyhedsbrev skal være et fast punkt på styregruppens dagsorden.

13. Meddelelser bordet rundt
- Jesper Juul har lånt en projektor, som nu skal afleveres pronto. 
- Gry spørger til lån af rekvisitter til ungdomsskolen.

14. Evt.
- Søndag d. 2. juni arrangeres oprydning og hygge. Mere planlægning på kommende møde.
- Jette opfordrer til at vi på næste møde tager en runde, hvor vi spiller ind med, hvad vi ønsker at bidrage med i styregruppen, så vi får et overblik og måske forskellig roller.
- Næste møde aftalt til mandag d. 15 april kl 19.

Referent

Thomas


d. 15.04.2013

 


Tilstede; Inge, Mogens, Henrik, Jette, Poul, Gry og delvist Thomas. 
Fraværende Katrine, Niels, Kirsten.

1. Valg af ordstyrer: Inge

2. Valg af referent / sekretær: Thomas (Gry)

3. Godkendelse af dagsorden; Ja

4. Godkendelse af referat fra sidst: Ja

5. Økonomi v. Poul
Poul fremviser arrangementsoversigt fra billetten.dk

6. Igangværende produktioner
 a. Cassiopeia går fint. Inge gør opmærksom på brandfare bag podierne. Produktionen tager affære.
 b. KlodsHans (revideret budget gennemgås) Godkendt med korrektioner for moms. Thomas genudsender.

7. Marketing: Ingenting

8. Huset
 a. Tværkulturelt og nøgle til elevatoren Tilbagemelding til Lisbeth med foreløbigt nej tak.
 b. Møde med huset – Mette og Inger d. 24. april kl 17. Mogens, Thomas, Poul, Henrik, Jette, Kirsten, Niels deltager.
 c. Dør til værksted og kostume. Problem at vores adgang er blevet begrænset til få af vores brugere. Tages op næste onsdag.
 d. Plakater i foyer. Tages med næste onsdag. Hvordan gør vi fremover?
 e. Ansøgningsprocedure til Kvickly om kundekort gentages.
 f. Ny støvsuger hjemkøbt.
 g. Der tales om billeder på gange, der skal købes plexiglas til at lave billedvæg.

9. Stof til nyhedsbrev, mail og eller hjemmeside: Intet

10. Runde med ønsker til roller og funktioner i styregruppen. Der forslås at der holdes et helt møde til dette punkt 7.maj kl 17.30 hos Thelle, Alslevvej 23, Stubbekøbing. Alle skriver 10 ting ned om sig selv i forholdt til positiv gruppedynamik og funktioner, samt én ting om hver enkelt af de andre styregruppemedlemmer. 

11. Planlægning af oprydning / hygge 2. juni. Vi ser forslaget til invitation og taler om det. Der aftales at lave en opdeling af opgaver, med en ”formand” for hver. Invitation på mail, på hjemmeside og på facebook. Tilmelding på tlf. til Inge eller på Facebook. Thelle laver invitation og Thomas/Henrik udsender.

12. Næste møde 7. maj kl 19 hos Thelle i Stubbekøbing.

13. Meddelelser bordet rundt. Ingen

14. Evt. Nej

 

Referant

Gry


d.07.05.2013

 

Afbud fra Thomas

1. Valg af ordstyrer 
Jette

2. Valg af referent / sekretær 
Gry

3. Godkendelse af dagsorden
Godkendt

4. Godkendelse af referat fra sidst
Godkendt

5. Økonomi v. Poul
Der er ca. 140.000 på bankbogen. 
Kvickly medlemskort er kommet, det hænges på samme krog som Dagrofa kortet på depotet. Kvitteringer skrives der navn og produktion/huset og skal ligges i pengekasse/plastlomme. Når man bruger kortet sendes en mail til Paul, så han ved det. 

6.Kommende produktioner:

a.Forslag fra Lizzi: Calender Girls. 
Forslaget er godtaget og budgettet godkendt. 
b. Forslag – Rent
Forslaget er godtaget og budgettet godkendt.

7. Igangværende produktioner
a. Cassiopeia
Er slut nu, med udsolgt sidste forestilling. Afslutningsfest/oprydning 9/5. 
Omkring 1200 publikummer, Poul tror det giver overskud på 20-25.000 ca. (inklusiv gave fra Nordea på 12.000). 
b. Klods Hans 
Der er kommet 3 stk. hjælpere til backstage fra deltagende i Cassiopeia. Henrik er glad for dette. 

8. Marketing
Hjemmesiden – Nikolaj har overtaget, vi skal have hans mail. Gry spøger Thomas efter kontakt info på Nikolaj og sender til styregruppen. 

9. Huset
a. Vogn eller beslag til dansevinyl – Det skal være en vogn. Henrik snakker med Palle, Mogens har snakket med Niels. Niels siger ca. 4.000 kr. for en vogn. 

b. Frustration i styregruppen – der tales om dette. Der ønskes et dialogmøde med Mette Lima først, derefter et møde med tværkulturelt center. Til mødet med Mette Lima fortælles om frustrationer og ønsker. 14/5 kl. 18.00 eller 21/5 kl. 18.00. Gry sender mail om dette til Mette Lima og til styregruppen. 

c. Tværkulturelt og nøgle til elevatoren. Behandling af nedenstående:
Nedenstående vil blive behandlet efter mødet m. Mette Lima

d. liste over el, vvs og lignende, som ikke fungerer og som huset ønskes at tage sig af.
Vi skal komme med en beskrivelse af hvilke mangler vi har, som kunne eventuelt være inde over huset – alt hvad der hedder faste installationer. Henrik laver en liste som han sender til Mette Lima og styregruppen.

e. Nyt fra Brugerrådet – nye vedtægter.
§ 3 linje 9 midt. 
”Teatrene skal meddele CultHus, hvornår salene anvendes til teatrenes aktiviteter, og CultHus skal i lokaleadministrationen sikre, at udlån/udlejning til anden side ikke er i konflikt med teatrenes brug af salene.” ønskes omformuleret på en måde så sprøjtehusteateret ikke skal meddele CultHus, men at CultHus spørger sprøjtehusteateret når der ønskes at låne sal fra anden side. Forslag: ” ” Teatrene skal meddele CultHus, hvornår salene anvendes til teatrenes aktiviteter, og (slettes) CultHus skal i lokaleadministrationen sikre, at udlån/udlejning til anden side ikke er i konflikt med teatrenes brug af salene, i samarbejde med teatrene. Gry sender dette til Mette Lima. 
§ 3 linje 14 ”m.v.” ønskes tilføjet foyer. 

  

10. Stof til nyhedsbrev, mail og eller hjemmeside
Arbejdsdagen skal ligges ud på hjemmesiden med dato. Calender girls og Rent skal på hjemmesiden. Katrine er sekretær indtil september og Henrik overtager derefter, de bliver begge tilkoblet fra start. Katrine skriver om dette til Thomas. 

11. Fortsat planlægning af oprydning / hygge 2. juni. 
Katrine sender invitation til styregruppen. Dette behandles og planlægges på næste møde.

12. Styregruppe – Thomas stopper, Kirsten overtager. Hjerteligt velkommen til Kristen


13. Næste møde
Enten 14. eller 21. maj, efter mødet med Mette Lima.

14. Meddelelser bordet rundt
Der ønskes et samarbejde med tværkulturelt om køb af nye kaffemaskiner. Dette drøftes på dialogmøde 2 med tværkulturelt og Mette Lima. 

15. Evt.
Tak for et dejligt møde!


Forslag vedrørende pkt. 9.
”Anmodningen fra Flerkulturelt om adgang til elevator via baggangen imødekommes under nærmere beskrevne vilkår, fx:
- Sprøjtehusteatret kan ikke love at holde adgangsvejen fri for forskelligt oplag som af pladshensyn ikke kan opbevares andre steder.
- adgangen må alene benyttes af Tværkulturelt Center til at befordre gangbesværede eller kørestolsbrugere mellem stueetagen og Køkken/kontor på 1. sal.”

 

Referent

Gry

Sprøjtehus Teatret | Voldgade 1, 4800 Nykøbing F.  | sprojtehus.teatret@gmail.com