Sprøjtehus Teatret / Teatrets referater / Styregruppe referater 2011

Styregruppe referater 2011


31. 10. 2011

Afbud: Iben, Jette, Henrik,   fraværende i øvrigt: Poul, Niels, Mie,, (Jesper)

Evt. møde inden dagsordenen, med Mark og Katrine vedr. ansvar for vores udstyr og lokaler, når andre låner vores lokaler.

MARK OG KATRINE:

Snak omkring ansvarsområder, udlån af huset, kontaktpersoner i styregruppen mv. Katrine opfordrer til at vi laver en samarbejdsaftale, hvor skrevne og uskrevne aftaler, opgørelse af vores eget og husets inventar. Når IngeVibeke kommer tilbage, så skal vi have et møde istand desangående. Styregruppen skal udarbejde et bidrag til indholdet på kommende styregruppemøde.

 

 1.Valg af ordstyrer: Anders

 2.Godkendelse af dagsorden: Godkendt

3.Godkendelse af referat fra sidst: tvivl om økonomien i Ronja. Ronja forventes at gå 0. De øvrige tal vedrører foreningens regnskab. Ellers godkendt

4.Økonomi v. Poul: Da Poul er fraværende gemmes punktet til næste møde

5.Punkter til evaluering med Frivilliggruppen: Enighed om at det fungerer godt, forslag om at invitere gruppen og deres brugere til generalprøver. Anders tager kontakt og laver en evaluering med gruppen.

6.Igangværende produktioner:

a. Festen: Det ligner noget efterhånden. Bliver klar til premiere. Katrine og Anders tager sig af blomsterne.

b. VreswiejkVeloverstået og pænt besøgt. De skal spille på Højskolen i Marielyst i uge 42.

c.Julekalender: Vi er i gang nu. Billetpris 50 for voksne 30 for børn, café forestillinger om eftermiddagen de 2 første weekends i december. Der mangler mænd.

d.Jaya: Hun er igang

e. Den vidunderlige lampe: De er godt i gang. –Husk girokort til deltagerne og følg op.

f. Piet Hein: De har rykket forestillingen. Starter i begyndelsen af januar med forestilling i september.

7.Kommende produktioner: Teatret er blevet kontaktet af den danseinstruktør Rachel, der er intersseret i at samarbejde. Har forespurgt om lån/leje af salen i december. Anne tager kontakt.

Anders kan godt tænke sig at lave revy, ligger i idé skuffen.

Jespers idé om en fortsætter til 6 sider af samme sag, er udsat på ubestemt tid

Dorthe har henvendt sig vedr. en ny produktion, -vi afventer.

 8.Arkiv/hjemmeside: Redaktøren er tilfreds.

9.Billetsalg: Jesper orienter om billetto.dk. Hver produktion beslutter, nye erfaringer hilses velkomment.

10.Marketing: Styregruppen ønsker en briefing vedr. marketing af Festen. Julekalenderen er i gang med marketing.

11.Huset:

a)Henvendelse fra Sven Carlsen, som foreslår en fjernlager til opbevaring af de store kulisser, sætstykker med videre, der kan frigøre plads til aktuelle opbygninger og nedtagninger. Overvejende stemning i styregruppen for at der tømmes en garage mere, så der skabes plads, så der kan være en tom garage til midlertidig opbevaring af nybyggede sætstykker. Fjernlager ideen sættes i bero, indtil vi ser om den løsning fungerer, da det kan være et problem at samle folk til det praktiske arbejde med at flytte genstande til fjernlager. Thomas melder tilbage til Svend. Der skal laves en ny arbejdsdato. Thomas laver en medlemsinvitation. 12+13. november.

b) Varme og ventilation: varmen er reguleret, ventilationsforholdene er meldt ind til 5 års tjekket af huset.

c)Brainstorm til Produktionsmanual: Anne og Kathrine er med i en arbejdsgruppe og vil gerne have 2 medlemmer mere fra styregruppen med i arbejdet. Meld tilbage til Anne, så bliver der lavet en arbejdsdato.

12.Medlemspleje –nyhedsbrev/mail: På næste møde skal vi begynde at arrange nytårsfesten for medlemmer.

13.Meddelelser bordet rundt: Anders ønsker en co-pilot på barindkøb. Mogens er med. De skiftes til at varetage forestillinger. Det inkluderer også opfyldning af øl/vand automat, samt indkøb af toiletpapir sæbe mv. indkøb af kaffe/the. Thomas har en kontakt til leverandør af papir og sæbe, han indhenter priser til næste møde.

 

 14.Evt. Ronjaholdet havde en fantastisk afslutningsfest sidste lørdag.

 

Referent

Anne Kristiansen


d. 21.11.2011

 Afbud fra Anders P. , Mogens, Katrine, Mie.

 1.Behandling af kursusansøgning fra Anne
Jv. Tidligere praksis dækkes 50% af kursusafgiften.

 

 2.Valg af ordstyrer Iben

 3.Godkendelse af dagsorden Godkendt,-12 d. udgår

 4.Godkendelse af referat fra sidst Godkendt

 

 5.Økonomi v. Poul

 Opdaterede medlemslister udleveres, -vi gør hver især opmærksomme på dem som mangler.

150.000 på kontoen pt. 43.000 kr. er kommet ind v. kontingenter tilskud mv.

 Festen endnu ikke helt opgjort, tegner pænt. Vreswijk mangler kodaafgift. Foreløbig et lille overskud. Ronja Røverdatter ser ud til at løbe rundt med et lille overskud. Reflections i underskud. Barregnskab foreløbigt overskud på 4000,-

 

 6.Igangværende produktioner

a. Julekalender – Vi bliver klar, -små investeringer, plakater og flyers ud i denne uge

 b.Jaya, revidering af spilledatoer premiere 20. januar, -24.,26.januar 7+9. februar. godkendt

 c. Den vidunderlige lampe 24 på holdet, alle godt i gang med manuskript nu. Jørn Bonde laver musikindspilning

 d. Piet Hein Går i gang i Januar.

 

 7.Kommende produktioner

Intet nyt på bedding. Iben arbejder lidt videre med en forårsforestilling omkring ”Når du ser et stjerneskud” ..kontakter musikskolen og relevante medlemmer. Anne kunne tænke sig at lave ”Mød mig på Cassiopeia”

 8.Planlægning af nytårsfest.

Årets fest bliver i februar,-FASTELAVNSFEST / MASKEBAL 25. februar.

Festudvalg: Iben, Henrik. Praktiske grise Jette og Jesper og Niels

Der kommer besked ud til medlemmer med nyhedsbrev, invitation senere.

 

9.Arkiv/hjemmeside

 Opfordring til producenterne om at tjekke op på informationer på hjemmesiden omkring forestillingerne er opdaterede.

Thomas er hjemmesidevikar for Anders Plovdal, når han skal ud og rejse.

Anders får juleplakaten til at lægge ind på hjemmeside

 10.Billetsalg ..masken vil ikke længere sælge vores billetter…hvad så nu?

 Masken har opsagt samarbejdet, -vi har før drøftet muligheder. Billetten.dk benyttes af Nykøbing F. teater, som også sælger med personlig betjening. Teatret vil gerne sælge for os med gebyr på 15,-kr. Dette vedtages. –Det kræver så at der laves særskilte billetter til køb ved indgang, hvis der er ledige billetter tilbage. –Producenterne skal lave salsoversigt. Poul går videre med at undersøge hvordan det i praksis skal lade sig gøre. Snak om billetsalg, rabatter, virksomhedsaftaler ved salg af 2. forestilling efter premiere

 

 11.Marketing

Den vidunderlige lampe: Det er børnene der skal være med til at designe.

Jul: kører

Jaya: Henvender sig til Henrik.

 

12.Huset 

a)henvendelse fra frivilliggruppen vedr. rengøring

Jesper snakker med Marianne fra Frivilliggruppen. Teatret er ikke interesseret i at udfylde rengøringssedler, vi har vores system, der fungerer ift. produktioner.

b) brainstorm til indhold af samarbejdsaftale med resten af huset jf. referat fra sidst

 Først og fremmest skal der en inventarliste over hvad der er teatrets private eje og hvad der er husets fælleseje. Derefter skal vi beslutte, hvad vi vil låne ud, hvad vi skal leje ud etc.

Mogens og Anders ligger inde med den største viden herom og Anders har sagt ja til at arbejde videre med dette. –Leje af sal, udlån mv. hvordan og hvorledes, -interne aftaler skal skrives ned. Aftale med frivilliggruppen skal også skrives ned. –Koordinering af aktiviteter i huset på samme tid. –Brug af vores foyer…Plakattavler, Reklameplads

c) Henvendelse fra Rachel vedr. udlejning af sal /Anne

 

efter vinterferien og første uge af marts og igen sidst i april. Anne melder tilbage.

 

d)Henvendelse fra Nykøbing F. Garden vedr. leje af sal i april/ Anne

 

Salen er optaget til forestilling, kan ikke lade sig gøre. Anne melder tilbage.

 

e) Papir til håndklædeholdere, der mangler, hvem bestiller?

 

Thomas bestiller.

 

f) Indkøb af bedre videokamera til sal

 

Vil Anders P. undersøge priser og muligheder for et bedre kamera?????


 

 13 .Medlemspleje –nyhedsbrev/mail

 

           Se pkt. 8. + generalforsamling d. 28. februar. Henrik sender nyhedsbrev ud. Der printes ud og

 

         hænges i køkken og på døre i huset.

14.Meddelelser bordet rundt

 

Poul har været på teaterseminar. Iben laver forestilling på sig skole. Anne skal instruere Maribo Revy i starten af næste år.

 

 15.Evt.

 

Iben laver ungdomsskoleforestilling, vil gerne leje salen igen. Koordinerer med Henrik omkring datoer og leje af sal går igennem Cult Hus som sædvanlig.

 

 

 

Rygning…der henstilles til at der ikke ryges fra bagtrappen, eller i salen når der arbejdes på at bygge forestillinger op. Huset er røgfrit, -det er en fælles beslutning og også en politisk…Rygning udenfor i forestillingspauser, henstilles til trække til venstre v. indgangen til bagtrappen.

 

Referent:

 

Anne Kristiansen

 

 
d. 14.12.2011

Afbud: Jesper, Thomas, Mie, Poul, Anders

 1.Valg af ordstyrer:  Iben

2.Godkendelse af dagsorden…ekstra punkt: Anders træder ud af styregruppen ved årsskiftet.

3.Godkendelse af referat fra sidst…godkendt

4.Økonomi v. Poul ….Poul er syg, så punktet udsættes til næste møde

5.Har der været en evaluering med frivilliggruppen? Anne og Niels aftaler et møde først i det nye år en tirsdag eller onsdag eftermiddag. Anne tager kontakt.

 6.Igangværende produktioner

a.Julekalender- evalueret. Fin og hyggelig forestilling. Ikke så mange publikummer som håbet, har været på højskolen i Marielyst og skal ud til julearr. De næste dage. Tiden må vise om ideen genopstår til næste år.

 b).Jaya. Premiere d. 20. januar. Styregruppen inviteres. På næste møde aftales nærmere. Anne spørger Benny Jørgensen. Mogens hjælper med lys, katrine hjælper med opsætning af lyd, Henrik med opsætning af plakat, Anne med pr osv.

 c) Den vidunderlige lampe. Manuskripter uddelt, børnene i fuld gang med at prøve. Holder juleferie nu. Og starter igen d. 9. Der mangler en sultan, Iben har kontakt til en hun spørger. Der er 23 på holdet

d) Piet Hein begynder først i det nye år. Prøvedag endnu uvis


7.
Kommende produktioner. Iben arbejder på en koncertforestilling med store film og tegnefilmhits i maj. Kontakter Østersøorkesteret mhb. på musikalsk samarbejde. Jesper Juhl vil gerne være med på praktikersiden. Henrik Tordrup er også med på igangsætterholdet

 8.Arkiv/hjemmeside. Thomas overtager efter Anders.

9)Marketing. Ikke noget relevant

 

 10)Huset
a) rengøring. Børneholdene samt Piet Hein skal koordinere rengøringsopgaverne i den kommende periode. Når børnegrupperne skal have spille periode, laves rengøringsplan hvor forældre involveres. Hvis salen er udlejet, skal styregruppen selv gøre .

I døde perioder vil Jette gerne tjekke rengøring. –VI lægger op til frivilliggruppen at vaske køkkengulvet en gang om ugen.

 b) Anders træder ud af styregruppen, -Katrine træder ind på hans post frem til generalforsamlingen, da Anders er på valg

Mogens fortsætter med indkøb til bar. Carslberg tager kun glassodavandsflasker retur, -dåser og vinflasker skal vi selv returnere. Henrik får Anders’ nøgler til sodavands automaten. Anders’ nøgler skal han aflevere hos Mark.

 11)Medlemspleje –nyhedsbrev/mail.

Herunder planlægning af generalforsamling og nyt om fastelavnsfest

Der skal skriftlig invitation ud til fastelavnsfest sammen med indbydelse til generalforsamling. Dette gør vi på januar mødet. Resten af generalforsamlingen planlægges på februarmødet.

Der skrives ud til medlemmerne om at komme med forslag til price-modtagere i nyhedsbrevet. Der skal meldes forslag ind via mailadressen på hjemmesiden. Pricemodtager besluttes på næste møde.

Fastelavnsfesten er lagt i rammer, programmet ser spændende ud og der er lagt op til en rigtig god fest for både børn og voksne.

Der bliver uddelegeret opgaver på næste styregruppemøde.

Generalforsamling:

Følgende er på valg….. Poul Stahlsmith Anders Plovdahl (ønsker ikke genvalg), Thomas Bjerre; Mogens Thelle (alle 4 for en 2 årig periode) Iben Telvig ønsker at trække sig og er også på valg, ( 1 årig periode)

Jette Fåborg, Katrine Thelle (suppleanter) + Mie Bækgård (børnerepræsentant)

 

 12)Aftale møde datoer frem til generalforsamlingen:

11. januar kl. 19. , torsdag d. 9. februar kl. 19.

 13)Meddelelser bordet rundt. ingen

 

14)Evt. vi vil gerne have referater tilsendt fra brugerrådsmødet, så vi er orienteret om koordinering af tiltag og arrangementer i huset. Anne kontakter Inger Vibeke. Sendes til Anne, der formidler videre til styregruppen. Vi vil gerne have referater tilsendt fra de sidste 2 møder.

 

Referent

Anne Kristiansen

 

 

Sprøjtehus Teatret | Voldgade 1, 4800 Nykøbing F.  | sprojtehus.teatret@gmail.com